Política de tratamiento de datos personales

En Óptica Central respetamos tu derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que tenemos sobre ti. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos, conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Óptica Central
• Matrícula mercantil: 60937
• NIT: 24329163-3
• Domicilio: Manizales, Caldas, Colombia
• Dirección: Carrera 25 # 30-26, Local 1, Centro, Manizales
• Correo para notificaciones: [email protected]
• Celular y WhatsApp: 315 528 4869

2. Marco normativo

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
• Normas de historia clínica: Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, modificada por la Resolución 839 de 2017.
• Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero): solo aplicaría si Óptica Central reportara información a centrales de riesgo, lo que hoy no hace.

3. Definiciones

Para esta política, de acuerdo con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, Óptica Central.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera del país, para que los trate por cuenta del responsable.

4. Principios

Tratamos los datos personales con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012).

5. Qué datos tratamos y cómo los obtenemos

• En la óptica: datos de identificación y contacto (nombre, documento, dirección, teléfono, correo), información de los productos y servicios que adquieres y, con tu autorización, datos de salud visual y ocular que forman parte de tu historia clínica.
• Por WhatsApp, teléfono o correo: tu nombre, tu número o correo y el contenido de los mensajes que nos envías para agendar citas o resolver preguntas. No te pedimos datos de salud por estos medios.
• En este sitio web: el sitio no tiene formularios ni registro de usuarios. El servidor guarda por seguridad registros técnicos (dirección IP, fecha, página solicitada y navegador) que se eliminan de forma periódica. Hoy no usamos herramientas de analítica ni cookies de publicidad o de seguimiento. Consulta la política de cookies.

6. Datos sensibles y de salud

Los datos de tu historia clínica son datos sensibles. Solo los tratamos con tu autorización explícita, para prestarte el servicio de optometría, y los protegemos con reserva. Ten en cuenta que:

• No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Sin embargo, algunos datos de salud son necesarios para realizar tu examen visual y elaborar tu fórmula.
• Ninguna actividad está condicionada a que entregues datos sensibles que no sean necesarios para el servicio.
• La autorización para la historia clínica se otorga en la óptica. Por WhatsApp no necesitas enviarnos datos de salud; si decides hacerlo, lo haces de forma voluntaria.
• Las historias clínicas se conservan durante el tiempo que exige la normativa de salud (mínimo 15 años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017).

7. Datos de niñas, niños y adolescentes

Tratamos los datos de menores de edad respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y, cuando sea posible, teniendo en cuenta su opinión según su madurez.

8. Finalidades del tratamiento

Base de datos de clientes y pacientes

1. Agendar, confirmar y reprogramar citas.
2. Prestar los servicios de consulta de optometría y examen visual, y elaborar y custodiar la historia clínica.
3. Vender, elaborar, adaptar y entregar lentes, monturas y demás productos, y atender garantías y mantenimientos.
4. Gestionar la facturación y las obligaciones contables y tributarias.
5. Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
6. Custodiar y gestionar la información y las bases de datos.
7. Atender los requerimientos de autoridades judiciales, administrativas y organismos de control.
8. Enviarte recordatorios de control o información comercial solo si nos das una autorización separada, que puedes retirar en cualquier momento. Estos mensajes respetan los horarios y condiciones de la Ley 2300 de 2023.

Base de datos de proveedores

1. Enviar comunicaciones relacionadas con la relación comercial.
2. Gestionar los asuntos administrativos, contables, fiscales y económicos.
3. Verificar la información en bases de datos públicas, referencias y sistemas de prevención de riesgo, así como los requisitos jurídicos, técnicos o financieros.
4. Atender PQRS y los requerimientos de autoridades.
5. Custodiar y gestionar la información y las bases de datos.

Base de datos de empleados y aspirantes

1. Verificar la información de la hoja de vida y adelantar los procesos de selección y vinculación.
2. Obtener certificados y antecedentes judiciales, disciplinarios o fiscales cuando la ley lo permita.
3. Gestionar la relación laboral, la nómina, la seguridad social y los exámenes médicos ocupacionales.

9. Con quién compartimos tus datos

No vendemos ni cedemos tus datos personales. Solo los compartimos con encargados que nos prestan servicios y que deben protegerlos, o con autoridades cuando la ley lo exige:

• WhatsApp (Meta Platforms), cuando nos escribes por ese medio. Sus servidores pueden estar en Estados Unidos y otros países; su uso se rige también por las condiciones de WhatsApp.
• Cloudflare, que protege y acelera este sitio web y procesa datos técnicos de la conexión (como la dirección IP).
• El proveedor de alojamiento del servidor del sitio web.
• Proveedores de laboratorio óptico, contables o tecnológicos, cuando sea necesario para prestarte el servicio.

Cuando la información sale de Colombia lo hacemos hacia países con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio (entre ellos, Estados Unidos, conforme a la Circular Externa 005 de 2017) o dentro de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, mediante contratos de transmisión con los encargados.

10. Tus derechos

Como titular de datos personales puedes, de forma gratuita:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluso los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante Óptica Central.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a tus datos al menos una vez cada mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.

11. Área responsable y canales de atención

La Dirección de Control Interno de Óptica Central atiende las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales. Puedes contactarla por:

• Correo electrónico: [email protected]
• Por escrito en la Carrera 25 # 30-26, Local 1, Manizales, lunes a viernes de 9:30 a. m. a 12 m. y de 2 p. m. a 6 p. m..
• Celular y WhatsApp: 315 528 4869.

12. Procedimientos

Consultas

Indica tu identificación, tus datos de contacto y la descripción de lo que quieres consultar. Para proteger tu información verificaremos tu identidad; si la solicitud la hace otra persona, debe acreditar que te representa. Responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibamos. Si no fuera posible, te explicaremos el motivo y te responderemos a más tardar cinco (5) días hábiles después del vencimiento del primer plazo.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)

Tu reclamo debe incluir tu identificación, la descripción de los hechos que lo motivan, tu dirección o correo y los documentos que quieras hacer valer. Si está incompleto, te pediremos que lo completes dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desististe.

Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un máximo de dos (2) días hábiles, y la mantendremos hasta resolverlo. Lo atenderemos en un máximo de quince (15) días hábiles; si no fuera posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles después del primer plazo.

Supresión y revocatoria

Puedes pedir la supresión de tus datos o revocar tu autorización en cualquier momento. No procederá cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, respecto de la historia clínica durante el término de conservación obligatorio, o cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.

13. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger tus datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar reserva, incluso después de terminar su relación con Óptica Central. Este sitio se sirve únicamente por conexión cifrada (HTTPS).

14. Vigencia

Esta política rige desde el 1 de enero de 2025 y fue actualizada el 29 de septiembre de 2026 para incluir el sitio web, el canal de WhatsApp y el uso de cookies. Te informaremos cualquier cambio sustancial antes de aplicarlo, mediante un aviso en este sitio web y, cuando sea posible, por los medios de contacto que nos hayas dado; si el cambio afecta las finalidades, te pediremos una nueva autorización.

Las bases de datos estarán vigentes mientras dure la relación comercial o laboral y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, incluidas las de conservación de historias clínicas y documentos contables.

La versión anterior de esta política (vigente desde el 1 de enero de 2025) se conserva en nuestros archivos y la entregamos a cualquier titular que la solicite.